業務改善のための手順

業界を問わずITが普及する現代では、業務改善を進めるうえで業務のシステム化が必要となります。時代の流れに振り落とされた企業は、前時代的なシステムを新しいものへ切り替えられなかったケースがほとんどです。競合企業が効率化をはかる中で旧体制を変えないままでは、企業の衰退は避けられません。

今回は業務改善に有効とされる業務のシステム化についてご説明致します。

▶目次

1.システム化による業務改善の必要性

業務改善に有効なシステム化の手順

既存の業務内容を見直して効果的にシステム化すれば、時間や労力といったリソースに余裕を持たせることが可能となります。それらを適切に再分配することで業務はよりスムーズに行われ、事業の成長スピードは飛躍的に向上します。結果として、システム化にかけた費用を上回る利益が期待できます。

このプロセスを反復することで事業は効率的に見直され、業務改善のために必要な対策が洗い出されます。

①システム化は人員の労力を最大化させる

顧客情報や取引先情報など多くの企業が膨大なデータを扱う昨今、データの管理体制は業務改善のカギとなるケースが多いです。いまなお紙媒体や旧世代のデジタル機器による情報管理を続けている場合、業務内容に応じて最新機器を導入すれば大幅な効率化が実現できます。

実際に会計や顧客管理システムの導入による改善事例はめざましいものがあり、病院や宿泊施設など業態を問わず成果をあげるケースは多々。特に中小企業は取り扱うデータや社員の規模が小さいからと、経営者がシステム導入をためらう傾向にあります。しかし限られた人員と時間で成果を求められる中小企業こそ、システム導入による業務改善が期待できると言えるでしょう。

②.業務改善の対策項目は定期的なチェックで洗い出す

事業規模の拡大によるシステムの見直しは、業務改善において有効な手段の1つです。たとえば社内データの管理に広く利用される「Excel」は膨大なデータを扱う用途に向かず、蓄積されるデータが増えるほどレスポンスが悪化します。このような問題は日常的にデータ管理を取り扱う担当者が気付きにくいため、客観的に評価できる基準や第三者の定期チェックが有効です。

これらの定期的な見直しによって業務改善の見込みがあれば、次は対策の立案と実行が必要となります。仮にデータ量が増えるにもかかわらず対策を取らなければ、データを扱う担当者の「レスポンス悪化への慣れ」によって業務効率は悪化していく一方。問題は早い段階で発見・改善すべきであり、対策を怠ったために致命的な失態を招いてからでは遅いです。

致命的な失態を招かずとも、放置期間が長ければ問題は増え続けます。なかでも経営者を悩ませるのが、扱うデータ量や担当者が増加したことによるコストの発生です。問題を放置している間に事業規模が拡大することで、扱うデータ量に比例して業務システムの入れ替えにかかる費用・時間が大きくなります。

すばやく対応していれば未然に防げた問題であるため、迅速な対策は間接的に財務リスクを軽減する手法であるとも言えます。また当初はデータ管理を行う最適なツールであったととしても、業界における需要の変化に応じて最適な選択が変わることは多々。状況の変化によって発生する問題は、早い段階での対処が理想的だといえます。

2.システム化によって業務を改善した成功事例

業務改善に有効なシステム化の手順

業務のシステム化によって業績を伸ばす企業は多く、それらの業種や企業規模はさまざまです。つまりどのような企業にも改善の見込みがあり、業務改善に悩む経営者はシステム化について考える必要があると言えます。

この項では業務改善のためにシステムを導入し、売上を伸ばした事例をご紹介致します。

①購買動向の分析により売上を増加させた事例

この事例の食品小売業を営む企業では、300種類の商品を紙媒体で管理していました。紙媒体はデータ化が困難であるため顧客の傾向をつかむことができず、分析手段の乏しさに悩んでいたようです。
そこで社内にPOSレジシステムを導入し、過去の販売実績から購買動向の分析を開始。

受注・販売の最適化により業務を効率化したことで、売上は5%上昇しました。その後はシステム化によって収集したデータを利用し、提案型の商品開発による事業拡大を進めています。

②管理システム導入で作業を効率化した事例

この事例の工場では倉庫の管理を手作業で行っており、非効率な作業体制に悩まされていました。そこで、バーコード管理システムの導入による作業効率化を立案。さらに倉庫内のレイアウトを変更したことで作業時間は大幅に短縮され、以前は熟練者しか対応できなかった作業にも対応可能となりました。
結果として生産性が改善され工場の売上は増加、従業員1人あたりの給与の引き上げに繋がっています。

3.まとめ

ITによる効率化がめざましい現代では、的確なシステム化が業務改善に欠かせません。経営者は企業の業務フローを見直し、常に改善点がないか注意深くチェックする姿勢が必要です。特に日常的に取り組んでいる業務は問題に気付きにくいため、独自の評価基準や第三者の意見を取り入れて問題発見に努めることが重要になります。

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