Accessの基本と業務システムの作り方

表計算ソフトとして有名なExcelは、膨大なデータの取り扱いが苦手であるため業務システムとしては力不足になってしまうケースがあります。そこで使用ソフトとして有力な候補となるのが、データベース管理ソフトAccessです。Accessはより膨大な業務データの管理に特化しており、使い方さえ習得すれば類似ソフトの中でも使い勝手は随一です。
今回はAccessの基本機能を応用した業務システムの作り方についてご紹介致します。

▶目次

1.Accessの概要と使用用途

Accessの基本構造と業務システムの作り方を解説
Accessは、マイクロソフト社が提供するデータベース管理ソフトです。似たような用途で使用されるExcelに比べて認知度は低いですが、より高度なデータ処理・分析を得意としています。

Accessで業務システムを構築するうえで、Access独自の特徴を把握することは重要です。そこで、この項ではAccessの概要と使用方法についてご説明致します。

①Accessはどのようなことができるのか

多くの企業がデータベース管理にExcelを使用しますが、処理速度の観点から大容量データの取り扱いを苦手としています。さらにExcelは複数人での同時編集に向いていないため、データベースが膨大になるほど扱いにくいというデメリットがありました。

そのようなExcelが抱える多くの問題点をカバーし、Accessは大人数での同時アクセスに適したソフトウェアとなっています。そのため大企業の顧客管理や伝票処理に適しており、業務管理の効率化に使用されることが多いです。

またAccessはAccessVBAといったプログラミング言語やクエリを使用し、Access上で動作する業務システムの構築を可能としています。システム構築には専門知識が必要であるものの、レスポンスの速さと安定した動作が期待できます。

②Accessを使いこなすうえでクエリ習得は必須

Accessは列と行でデータを管理するリレーショナルデータベースと呼ばれる、入力ミスが少ない最も一般的な方式を採用しています。テーブルやクエリ、フォームやレポートといった業務システム作成に有用な機能が搭載されており、これら4つの基本機能を使用することであらゆる業務システムの構築が可能です。

特に業務システムの構築においてはクエリが重要な役割を持つため、Accessで構築する業務システムのクオリティはクエリの理解度に依存します。Excelの使用経験があるユーザーでもAccessのクエリが理解困難なケースが多いですが、クエリを使用すればデータの分析や抽出など業務効率化に役立つ環境が構築可能となります。

2.Accessの基本概念と業務システム構築の手順

Accessの基本構造と業務システムの作り方を解説
Accessにおける業務システム構築はテーブル上にフォームやレポートを作成し、AccessVBAやクエリを利用した自動化により成立します。そのためには各機能に対する理解が必要となり、求めるシステムのレベルに応じて使用方法を学習しなければなりません。

この項ではAccessが持つ基本的な機能、業務システムを構築するための基本的な手順をご紹介致します。

①データベース管理の構造と動作方式

Accessは4つの要素によって一連の動作を行います。まずデータベースの引き出しとして機能するテーブルは、Accessでデータを管理する際に根幹となる要素です。そしてテーブル内のデータをクエリやプログラミングによって抽出・加工し、次の行き先であるフォームやレポートへと届けることで帳票の出力が可能となります。

業務システムの構築においてはクエリやプログラミング部分が重要となり、数あるパターンの中から理想とする完成形に応じて設定を洗い出さなければなりません。

②基本的な業務システムの作り方

まず業務システムを構築するうえで、データベースの根幹である業務にかかわる情報の入力が必要です。そのうえで選択クエリや集計クエリ、パラメータクエリなどを駆使しつつデータの処理方法を設定。業務内容に応じて効率化のために必要なデータを追加し、蓄積されたデータの推移によって数値から問題点を精査します。
このときAccessVBAによるデータ算出の自動化が困難であれば、クエリとマクロを利用した簡単なシステム構築からのスタートが望ましいです。

3.まとめ

Accessは一般に浸透しているExcelより専門知識が必要なものの、膨大なデータ処理と複数人での同時編集に強みを持つ使い勝手のよいデータベース管理ソフトです。業務システムとして利用するために求められる理解度は高いですが、導入すればデータの加工や管理の効率は飛躍的に向上。ソフトウェアの処理能力がネックで取り扱えなかったデータも、データベース管理に特化したAccessであればクイックに処理できます。

近年はインターネットで取り扱う情報が増えてきたため、業務システム構築の選択肢としてAccessがさらに注目を浴びると予想されます。

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